転職活動中、転職エージェントとは連絡や報告を目的に、メールでやり取りすることが多いでしょう。
転職エージェントへのメール返信はとても重要だと言えます。
マナーを守って返信するためにも、この記事でメール返信の例文を紹介しているので参考にしてみてください。
また、こちらの記事「転職エージェントの評判まとめ！悪い口コミやおすすめの転職エージェントもご紹介」では様々な転職エージェントのリアルな口コミや評判をまとめています。ぜひ、こちらも併せてご覧になり、自分にあった転職エージェント選びに役立ててください。
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目次
転職エージェントからのメールに返信は必要！
単刀直入にいうと、転職エージェントへのメール返信は必要です。
そして転職活動において、面接や書類選考だけでなく、転職エージェントへのメール返信も転職を成功させるために大変重要です。
返信が必要なメールに返信を忘れてしまったり、返信マナーがなっていないと、担当者からの評価を下げてしまいかねません。
転職エージェントからのメールに返信する時のマナー
先述した通り、転職エージェントからのメールに返信は必要です。
しかしどのように返信したら良いのか、初めての転職の方は特に分からないと思います。
そこで、まずは転職エージェントに対するメールのマナーを紹介します。
「返信不要」メール以外には返信をする
転職エージェントとメールでやり取りをしている際、困るのが「このメールには返信が必要？」ということだと思います。
例えば応募する気のない求人紹介メールには返信の必要はないだろう、と考える人もいると思います。
しかし、基本的に「返信不要」と書かれているメール以外には返信をするようにしてください。
しっかり返信することで、転職エージェントの担当者からの印象も良くなり、転職支援の優先度が上がる可能性もあります。
大人数に一斉送信していて、明らかに返信が不要な場合も例外ですが、基本的に転職エージェントからのメールには返信をして、転職活動への意欲をアピールしましょう。
できるだけ早く返信をする
転職エージェントのメールに限らず、ビジネスメールにはなるべく早くに返信をしましょう。
特に理由がなければ、24時間以内には返信をしておきたいところです。
返信が遅いと、転職活動に対する熱意が低いと捉えられてしまい、転職支援を後回しにされてしまうかもしれません。
そしてメールの返信を後回しにしていると、忘れてしまいうかもしれません。
メールの返信がないと、転職エージェントの担当者からの信用を落としかねないので、できるだけ早くの返信を心掛けましょう。
返信時の件名は「Re:」
転職エージェントに対して返信をする時の件名は、基本的に「Re:(元の件名)」で問題ありません。
転職エージェントのキャリアアドバイザーは、一度に複数人の転職者を担当しています。
そのため、下手に件名を変更してしまうと、担当者の混乱を招いてしまうかもしれません。
こちらからメールを送信する場合は異なりますが、転職エージェントからの問いかけに返信するときは、件名を下手にいじらないようにしましょう。
メール本文の引用は消さずにそのまま
ほとんどのメールソフトでは、返信時に元の文章が引用されてしまいます。
それを消してしまうと、どのメールへの返信かが分からなくなってしまうので、基本的にメール本文の引用は消さない方が良いでしょう。
昔であれば要領の問題もありましたが、今は文章の容量は極めて些細なため、気にせず残しておきましょう。
署名を入れておく
転職エージェントからのメールに返信をする際には、本文の最後に署名を入れておくと親切です。
| 署名の例 |
| 〇〇 〇〇（自分の名前） —————- ＠ —— 〇〇県□□市△△０-０-０ 000-0000-0000 |
転職エージェントからのメール返信について
転職エージェントからのメール返信委ついて、分からないことも多いと思います。
まずはしっかりと情報を得て、失敗を防ぎましょう。
転職エージェントからのメールに返信は必要
転職エージェントからのメールで、返信不要と書かれているもの以外は全て返すようにしましょう。
無視をしてしまうと、メールがしっかり届いているのか不安にさせてしまう可能性があるからです。
他にも今後のサポートの進め方をどうしたらいいのか困らせてしまうかもしれません。
スムーズなやり取りを続けるためにも、できる限り返信をするようにしてください。
転職エージェントからのメールの返信はできるだけ早く
在職中の場合はどうしても業務があるため、返信が遅くなってしまう場合もあります。
一つのビジネスマナーとして、遅くても、24時間以内には返事をするようにしましょう。
できるだけ早い返信は信用にも繋がり、キャリアアドバイザーに与える印象にも影響が出ます。
後回しにせず、気づいたタイミングでしっかり対応するようにしてください。
転職エージェントからのメールの種類
・登録完了と面談日調節
・求人紹介
・面接後の選考結果
・内定後の入社日調節
転職エージェントから送られてくるメールには色々な種類のものがあります。
必要に応じて返信をするかどうか判断してください。
特に日程調節メールはできるだけ早く対応することを心掛けましょう。
転職エージェントからのメール返信例
転職エージェントからのメールには、どのように返信したら良いのでしょうか。
場合別で実際に使えるメール返信例を紹介します。
以下を参考に、転職エージェントからのメールに対応してみてくださいね。
面談が終了した時
面談終了後は、面談をしてくれた担当キャリアアドバイザーにお礼のメールを送るようにしましょう。
面談後の気持ちをメールに書くことで、より一層思いを伝えることができます。
| 〇〇転職エージェント 担当者様いつもお世話になっております。△△です。 本日はお忙しい中、お時間を割いていただきまして、誠にありがとうございました。 担当者様との面談を経て、向かうべき方向が明確になったことで、これからの転職活動に対する意欲がますます高くなりました。 初めての転職で、今後ご迷惑をおかけすることが多くなると思いますが、何卒よろしくお願いいたします。△△ |
求人紹介を受けた時
求人紹介を受けて、応募することに決めた際もメールを送るようにしましょう。
簡潔で分かりやすく応募したい旨を伝えるようにしてください。
| 〇〇転職エージェント 担当者様いつもお世話になっております。△△です。 先日ご紹介いただきました、本案件に応募させていただきたく、ご連絡いたしました。 応募にあたって、必要な対応等ございますか。 ご教示いただきたく存じます。 よろしくお願いいたします。△△ |
選考を辞退したい時
選考を辞退したい時は、感謝と経緯を示すメールを送りましょう。
次の求人を紹介してもらいやすくなるために、今後の転職に活かす姿勢を見せましょう。
| 〇〇転職エージェント 担当者様いつもお世話になっております。△△です。 面接をしていく過程で、〇〇が希望に添わないと判断し、辞退させていただきたくご連絡いたしました。 今回のことで、より一層自分の求める会社像が分かりました。 この経験を今後の転職に活かしていこうと思います。 担当者様には大変お世話になり、本当にありがとうございました。 今後とも引き続きよろしくお願いいたします。△△ |
面接日を確認する時
面接日が決定したというメールが届いた際、日程を再度記載したメールで返信しましょう。
確認しただけではなく、日程が正確に伝わっていることを担当者に示すことができます。
| 〇〇転職エージェント 担当者様（応募企業名）の面接ですが、下記の日程を確認いたしました。 〇月〇日 (〇) 00:00～ 担当者様アドバイスいただいたことを軸に、誠心誠意面接に臨んで参ります。 よろしくお願いいたします。△△ |
面接の日程変更をする時
面接に日程を変更したい時には、できるだけ多くの日程を提案するようにしましょう。
そうすることで、日程を合わせやすくなり、またやる気のある態度を示すことができます。
| 〇〇転職エージェント 担当者様いつもお世話になっております。△△です。 大変恐縮ですが、業務が立て込んでおり、いただいていた日程で面談することができなくなってしまいました。 以下の日程に変更は可能でしょうか。 希望日時： 2023 / 〇〇 / 〇〇（火）16:00～17:00 2023 / 〇〇 / 〇〇（金）18:00～19:00 何卒よろしくお願いいたします。△△ |
最終面接で不合格だった時
最終面接で不合格だった時の報告メールはとても重要です。
面接が終わってしまっても、次の求人を紹介してもらうためにも、感謝とこれからも努力していくことを伝えましょう。
| 〇〇転職エージェント 担当者様この度は、担当者様に尽力していただいたのにもかかわらず、私の力不足で採用に至ることができませんでした。 次回の面接では、担当者様にいただいたアドバイスを見直し、万全の対策で臨もうと思っております。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。△△ |
採用した時
採用のお礼メールは、感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。
円満に転職エージェントの利用を終えることで、次に転職する際に利用しやすくなります。
| 〇〇転職エージェント 担当者様お世話になっております。△△です。 この度は担当者にこれまでのお礼を伝えたく、メールをさせていただきました。 転職について右も左も分からない私を、ずっとサポートしていただきまして、誠にありがとうございました。 希望していた会社に採用していただけたのも、担当者様にサポートしていただいたおかげだと思っております。 重ねてお礼申し上げます。 引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。△△ |
企業に直接お礼をする時
面接の後に、企業側にお礼のメールを送ることは、企業からの印象をよくする一つの方法です。
メールが面接の結果に直接影響するとは限りませんが、さらに良い印象をもってもらうためにも、ぜひお礼のメールを送りましょう。
| 〇〇株式会社 採用担当者様お世話になっております。本日面接をしていただいた△△と申します。 この度は面接の機会を与えていただき、ありがとうございました。 実際に御社に伺いお話しさせていただき、入社への意欲が高まりました。 ご採用いただけましたら、御社に貢献できるように尽力いたします。 今後ともごうぞよろしくお願いいたします。△△ |
【登録後】転職エージェントから連絡が来ない理由
転職エージェントに登録後、担当者から連絡が来ない原因は何があるでしょうか。
以下の理由に当てはまっていないか確認をしてみましょう。
転職エージェントの登録が完了できていない
転職エージェントへの登録が完了できていない可能性があります。
登録時の入力に不備があったり、ネット環境の影響などが原因として考えられます。
登録完了していれば、登録完了メールが届くはずなので、まずは確認してみてください。
転職エージェントが連絡を忘れている
登録は完了しているものの、転職エージェント側が大量の登録者を抱えているなどで忙殺しており、見逃してしまっていることがあります。
対処法としては、直接電話をしてみたり、メールを送信するなどが良いでしょう。
そこでしっかり今後のスケジュールを確認しておいてくださいね。
転職エージェントから紹介できる求人がなくサービス対象外
そもそも登録した転職エージェントが、登録者の希望する求人を取り扱っていない場合があります。
例えば、20代の第二新卒の方が、40代向けのハイクラス転職に特化した転職エージェントに登録しても、希望の求人はないでしょう。
自分の状況や転職における希望を整理して、ニーズに合った転職エージェントに登録してください。
【面談後】転職エージェントから連絡が来ない理由
転職エージェントとの面談後、担当者から連絡が来ない原因は何があるでしょうか。
以下の理由に当てはまっていないか確認をしてみましょう。
転職エージェントから紹介できる求人がなくサービス対象外
実際に面談をして、登録者の経歴やキャリア、希望する方向性が、その転職エージェントが取り扱っている求人にマッチしていないと、連絡が途絶える原因になります。
紹介できる求人がなく、サービス対象外と判断されてしまうと、次の連絡が来ないことがあります。
連絡を待ち続けていると、貴重な転職期間を無駄にしてしまうので、注意してください。
面談前後の対応があまりに非常識
連絡もなく面談に大幅遅刻をしたり、面談中にキャリアアドバイザーに大して高圧的な態度を取ったりした場合、次の連絡が来ない原因になります。
社会人として非常識な態度だと、今後転職をサポートした時にトラブルが起こり、企業側に迷惑をかけるのではないかと、懸念され、サポートを断りたいと思われてしまいます。
しっかりと礼儀正しい言動を意識して、最低限のマナーを守ることを心掛けましょう。
転職意欲が低いと判断された
キャリアアドバイザーもボランティアで転職をサポートしているわけではないので、転職意欲が低い人は必然的に後回しにされてしまいます。
面談で常に受け身の姿勢であると、キャリアアドバイザーも対応に困ってしまいます。
これからの転職活動をやり抜くのが厳しいのでは？と判断されないように、転職への意欲をアピールしましょう。
【企業の選考後】転職エージェントから連絡が来ない理由
企業との選考後、担当者から連絡が来ない原因は何があるでしょうか。
以下の理由に当てはまっていないか確認をしてみましょう。
選考を受けた企業側から連絡が来ていない
企業側から連絡が来ていないため、転職エージェントから転職者に連絡ができないというケースが考えられます。
企業が転職エージェントに連絡を入れない理由には以下のものが考えられます。
・面接担当者が面接結果を人事に報告していない
・採用の結論が出ていない
・意図的に返事を保留している
あまりに連絡がない場合は転職エージェントに確認をして、企業にコンタクトをとってもらうようにしましょう。
担当キャリアアドバイザーが多忙
担当キャリアアドバイザーが忙しく、選考結果の回収や連絡が漏れてしまっていることが考えられるでしょう。
キャリアアドバイザーは複数名の転職者を同時にサポートしているため、手が回っていない可能性があります。
連絡をとって対応してもらえるようにしましょう。
担当キャリアアドバイザーが辞職している
まれですが、担当のキャリアアドバイザーが退職してしまっている可能性が考えられます。
本来であればしっかりと引継ぎがされますが、対応が抜け漏れて放置されているケースもあります。
転職エージェントへのメール返信で気をつけるポイント4選
転職エージェントへのメール返信では、何を気をつければ良いのでしょうか。
返信時に気をつけるべき4つのポイントを紹介します。
メールの件名を変えない
担当者からのメールの件名は変えずに、何の返信か分かりやすいようにしましょう。
メールのやり取りをしている際には、以前のメールに確認したい内容が含まれていることがよくあります。
毎回件名が変わってしまうと、調べるのに手間がかかってしまいます。
要点を先に、署名を最後に書く
署名よりも先に、要点を伝えることが大切です。
署名を書くと「名前」「郵便番号」「住所」など、文頭に情報が多くなり、読みづらくなってしまいます。
まずは伝えたい要件を先に書き、署名は最後に書きましょう。
敬語の表現や誤字脱字
基本的なビジネスマナーである敬語の表現や、誤字脱字がないようにチェックしましょう。
マナーがなっていないと、それだけで印象を悪くしてしまい、担当者からの信用を失います。
転職活動では、転職エージェントとの信頼関係がとても重要になるので気をつけましょう。
メールはできるだけ早く返信する
メールはできるだけ早く返信することを心掛けましょう。
返信が遅れてしまうと、担当者からの返信も遅れてしまうことが多いです。
転職活動中は定期的にメールをチェックして、なるべく早く対応することが大切です。
転職エージェントのメールに関するよくある質問
転職エージェントのメールに関するよくある質問を紹介します。
転職エージェントからのメールに返信しないとどうなる？
メールに返信しないと、転職のチャンスを逃してしまうことになるかもしれません。
求人は早い者勝ちの性質をもっているため、連絡ができずにいると、早く連絡した人に取られてしまいます。
そしてメールを返信することは社会のマナーであるため、行わなければ社会人としての評価も下がるので気をつけてください。
転職エージェント退会はメールで良い？
退会はメールで行っても、問題ありません。
しかし退会理由が明確になるようにメールを作る必要があります。
場合によっては電話で連絡する必要が出てくることもあるので注意してください。
転職エージェントにメールで相談して良い？
転職エージェントにはメールで相談しても大丈夫です。
面談で言い忘れていたことや、直接言いにくいことなどはメールで相談するようにしましょう。
ただし要点が明確になるような文章にするなど、気遣いを忘れないようにしましょう。
転職エージェントへのメールは夜中でも良い？
時間に決まりがなければ何時に連絡しても問題ありません。
しかし、夜中に連絡した場合には、返信が遅くなる確率が高まります。
転職エージェントに書類添削をメールで依頼しても良い？
>書類添削はメールで依頼しても問題ありません。
しかし、直接的な支援ができないため、質の部分では下がってしまうリスクがあります。
また意見のすり合わせが難しいため、一方的な支援になってしまうことも考えられます。
おすすめ転職エージェント6選
転職活動を円滑に進めるためには転職エージェントの利用が有効的です。
ここではおすすめの転職エージェントを紹介します。
【総合型・全ての転職者に】doda
dodaは、業界最大級の求人数を誇る総合型転職エージェントです。dodaの最大の特徴は、登録することで転職サイトと転職エージェント両方の機能を利用できるところです。
業界や業種、エリア別などの動向に精通したキャリアアドバイザーが専任担当として求職者のサポートをしてくれます。dodaは転職応援コンテンツも充実しているので、情報収集するのにもおすすめです。
基本情報
| 運営会社 | パーソルキャリア株式会社 |
| 求人数 | 約20万件以上※2023年3月時点、非公開求人を含む |
| 求人対応地域 | 全国 |
| 転職サイトのタイプ | 総合型転職エージェント |
| 公式サイト | doda |
メリット・デメリット
業界最大級の求人数
転職市場に精通した専門スタッフ
企業1社ごとに採用プロジェクト担当1人
詳細な求人検索
転職フェアを多数開催
連絡が遅いことがある（登録からカウンセリングまで2週間程度かかることあり）
アプリが重い
3か月のサポート期限あり
利用時のポイント・活用術
サポート期間が無期限のマイナビエージェントを併用する
【初めての転職・20代に】UZUZ
UZUZは、第二新卒・既卒・フリーター・ニートを含む全20代の就職・転職に特化したサービスです。ブラック企業に関する独自のデータベースを所持しているため、厳選して選んだ企業のみを紹介してもらうことができます。現在メディアにも多数掲載されるサービスです。オーダーメイドの丁寧な対応に定評があります。
基本情報
| 運営会社 | 株式会社UZUZ |
| 求人数 | 記載無し |
| 求人対応地域 | 関東、近畿、東海、その他 |
| 転職サイトのタイプ | 既卒・第二新卒特化型就職エージェント |
| 公式サイト | UZUZ |
メリット・デメリット
1on1でオーダーメイド型サポート
入社半年後の定着率94.5%
対応が丁寧である分スピード感は遅め
利用時のポイント・活用術
スピーディーに対応してもらいたい場合は、入社希望日を担当者にあらかじめ伝えておく
【初めての転職・未経験】ハタラクティブ
ハタラクティブは、スキルや経歴に自信が無いという方に特化した就職・転職サービスです。適正のある求人のみを紹介してくれ、受ける企業1社ごとにしっかりと面接対策を行ってくれるので、たくさんの会社の選考を受ける必要がないということが特長です。はじめての就職や転職の方などが安心して転職活動を行うことができます。
基本情報
| 運営会社 | レバレジーズ株式会社 |
| 求人数 | 約5,000件 |
| 求人対応地域 | 全国 |
| 転職サイトのタイプ | フリーター・既卒・第二新卒特化型就職エージェント |
| 公式サイト | ハタラクティブ |
メリット・デメリット
未経験の方向けの求人が豊富
受ける企業に合わせて選考対策
86.5%が大企業に内定
高年収求人、地方の求人が少なめ
利用時のポイント・活用術
首都圏・関西圏以外の求人を探す場合はマイナビエージェントも併用する
【総合型】リクルートエージェント
リクルートエージェントは、転職支援実績No.1の総合型転職エージェントです。業界に精通したキャリアアドバイザーが求職者の強みや適正を一緒に見つけてキャリアプランを提示してくれます。
公開・非公開求人を含めて、他社と比べて圧倒的な求人数を所有しています。志望業界や業種が決まっておらず、幅広い求人から自分に合う求人を探したいという方におすすめです。
基本情報
| 運営会社 | 株式会社リクルート |
| 求人数 | 408,479件 (非公開求人354,101件) |
| 求人対応地域 | 全国 |
| 転職サイトのタイプ | 総合型転職エージェント |
| 公式サイト | リクルートエージェント |
メリット・デメリット
転職支援実績No.1
多数の非公開求人
実績豊富なアドバイザー
充実した転職サポート（転出書類の添削、面接対策、業界・企業情報の提供）
地方の求人も多数あり
転職支援サービスの提供期間は面談から転職先が決まるまでの約3か月が目安
求人紹介が多すぎて選ぶことが大変
利用時のポイント・活用術
登録の際に希望条件を伝える
急ぎでの転職でない場合はサポート期限が無期限のマイナビエージェントと併用する
【ハイクラス】JACリクルートメント
JACリクルートメントは、外資系企業や海外進出企業など、グローバル転職のサポートに強みを持っている転職エージェントです。専門的な知識を持つ総勢1,200名のコンサルタントが、求職者のサポートを行ってくれます。求人を紹介するコンサルタントが企業に直接訪問しており、企業の文化や風土など、細かい情報まで提供してもらうことができます。ハイクラス転職を目指している方におすすめです。
基本情報
| 運営会社 | 株式会社 ジェイ エイ シー リクルートメント |
| 求人数 | 15,948件 |
| 求人対応地域 | 全国、海外 |
| 転職サイトのタイプ | ハイクラス・ミドルクラス特化型転職エージェント |
| 公式サイト | JACリクルートメント |
メリット・デメリット
外資系企業や海外進出企業など、グローバル転職のサポートに強みあり
年収500万円以上の求人が多い
各業界や職種に特化した総勢約1200名のコンサルタントが所属
非公開求人多数あり
スキルが見合わないと判断されると求人紹介が少ない
担当者の質にばらつきあり
利用時のポイント・活用術
第二新卒や20代後半でスキルに自信がない方は年齢や経験問わず利用しやすいdodaを併用する
【ハイクラススカウト】ビズリーチ
ビズリーチは、国内最大級のハイクラス求人に特化した転職サービスです。基本機能は無料で利用できますが、有料サービスに登録すると全てのスカウトに返信できるようになるため、企業との出会いを増やすことができます。
1週間無料のお試し期間もあります。高年収を目指しているという方におすすめです。
基本情報
| 運営会社 | 株式会社ビズリーチ |
| 求人数 | 122,164件 |
| 求人対応地域 | 全国 |
| 転職サイトのタイプ | スカウト型転職サービス |
| 公式サイト | ビズリーチ |
メリット・デメリット
年収1,000万円以上のハイクラス求人が3分の1以上
導入企業数22,300社（累計）
一定の基準を満たした優秀なヘッドハンター
他の転職サービスでは無い求人にも巡り合える
手厚いサポートはほとんど無し
応募のハードル高め
利用時のポイント・活用術
サポートが手厚いパソナキャリアを併用する
まとめ
転職エージェントとのメールのやり取りもビジネスの一環です。
メールの返信1つで、与える印象は良くも悪くも大きく変わってしまうことを心掛けておきましょう。
この記事での注意点や例文を踏まえて、正しいメール返信に繋げてください。
また、こちらの記事では様々な転職エージェントのリアルな口コミや評判をまとめています。ぜひ、こちらも参考にしてこれからの転職活動に役立ててください。